Comment améliorer la communication interne de votre entreprise ?

Comment améliorer la communication interne de votre entreprise ?

Sommaire :

 

Aujourd’hui plus que jamais, la communication interne joue un rôle déterminant dans les entreprises. La généralisation du télétravail et la multiplicité des outils de communication ont profondément modifié les habitudes et les besoins des collaborateurs. Il est devenu plus compliqué de fédérer ses équipes, de créer du lien et de diffuser efficacement l’information. Pourtant, ce sont des éléments essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise et au bien-être des collaborateurs.

Maintenir une bonne dynamique relationnelle doit être une priorité pour les entreprises. Pour y parvenir, elles doivent repenser la communication interne et s’équiper des outils qui leur permettront de répondre de manière optimale aux nouveaux enjeux organisationnels.

Les avantages d’une communication interne qualitative :

 

La communication interne désigne toutes actions menées au sein d’une entreprise dans le but d’interagir avec ses collaborateurs. Elle permet de fédérer autour d’un projet commun, de créer une véritable culture d’entreprise ou encore de faire adhérer aux valeurs du groupe.

Elle présente plusieurs avantages non négligeables pour une entreprise :

 

Elle facilite le partage d’information : les collaborateurs bénéficient du même niveau d’information concernant l’actualité, les événements, la stratégie ou encore les objectifs de l’entreprise. Et ce, quel que soit leur niveau hiérarchique. Les équipes utilisent également la communication interne pour partager leurs connaissances et leurs savoirs.

Augmentation du sentiment d’appartenance : en 2022, 58% des salariés se déclarent prêts à accepter une offre d’emploi offrant une meilleure culture d’entreprise. Cette dernière leur apporte un sentiment d’appartenance et une meilleure expérience collaborateur.

Meilleur engagement des collaborateurs : D’après cette même étude, 85% des salariés affirment être davantage motivés lorsque l’entreprise communique sur son actualité. Travailler au sein d’un cadre propice aux échanges améliore la qualité de vie au travail ce qui motive les salariés et les fidélise. Si les collaborateurs sont satisfaits de leur environnement de travail, ils deviendront de véritables ambassadeurs de votre marque et diffuseront une image positive de votre entreprise. Un argument de choix pour attirer et faciliter le recrutement de nouveaux talents !

Elle booste la collaboration au sein des équipes : le partage d’idées est important pour permettre aux collaborateurs de travailler ensemble. Le travail en équipe permet la découverte de synergies communes et donc d’être plus productif.

Elle améliore la productivité de ses équipes : la bonne communication interne est un cercle vertueux. Elle permet l’implication des collaborateurs qui auront donc envie de faire grandir l’entreprise en s’investissant davantage dans leur travail. Par ailleurs, l’amélioration de la productivité amène automatiquement une augmentation du chiffre d’affaires.

 

Vous l’avez compris, la communication interne est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle impacte positivement l’expérience collaborateur et donc la productivité de vos équipes. Il est alors nécessaire de la mettre en place les outils et la stratégie nécessaire afin de l’améliorer tout s’adaptant aux nouveaux modes et environnement de travail.

Pourquoi repenser sa stratégie de communication interne ?

 

Depuis la crise sanitaire, l’environnement et les méthodes de travail ont profondément évolué. Le télétravail s’est imposé dans plus en plus d’entreprise impactant parfois la qualité de la communication interne. En effet, le travail à distance complique davantage les échanges entre les collaborateurs et peut réduire fortement la cohésion d’équipe.

La communication interne doit alors être repensée afin d’éviter la perte d’interaction et de lien social due au travail à distance. Elle doit maintenir une dynamique relationnelle, quel que soit le lieu de travail des collaborateurs.

 

Lire aussi : Comment maintenir un dynamique relationnelle à distance ?

 

En outre, on constate une multiplication des outils de communication au sein des entreprises, dû au phénomène de digitalisation. Les collaborateurs utilisent différentes applications (ou plateformes) pour échanger entre eux et partager des informations. Cette grande diversité outils numériques au sein d’une même entreprise a pour effet de disperser l’information et de perdre en efficacité.

Les entreprises doivent alors reprendre le contrôle de leur communication en mettant à disposition de leur collaborateur les outils permettant de centraliser l’information. Ils éviteront ainsi la perte de productivité et les coûts qui en découlent. Selon une étude de Mitel, les entreprises françaises perdent chaque année plus de 9 000 € par salarié à cause d’une collaboration et d’une communication interne inefficaces. Il est donc impératif d’auditer sa communication interne afin d’apporter par la suite des axes d’amélioration.

 

Quel outil pour optimiser votre communication interne ?

 

La communication interne est une priorité pour les entreprises surtout depuis la normalisation du télétravail et la digitalisation qui limite les échanges entre les collaborateurs. De nombreuses entreprises se tournent donc vers la téléphonie IP. Cette technologie s’adapte aux évolutions digitales et rend l’information accessible à tous et n’importe où, améliorant ainsi la productivité des équipes.

Différentes caractéristiques font d’elle LA solution de communication pour les entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité :

 

Elle facilite les échanges quel que soit votre lieu de travail : La dématérialisation de cette technologie en permet son utilisation sur n’importe quels types de supports : ordinateur portable, smartphone, tablette… etc. Les collaborateurs sont joignables n’importe où et peuvent facilement rester en contact avec les membres de leurs équipes, même lorsqu’ils sont en dehors de leur bureau. C’est un outil parfaitement adapté aux entreprises pratiquant le télétravail ou ayant des collaborateurs régulièrement en déplacement professionnel. Elle répond donc aux besoins de mobilité et de flexibilité.

 

Elle centralise l’information : La téléphonie IP est une solution de communication unifiée. Elle regroupe sur une seule et même application différents canaux de communication (messagerie instantanée, visioconférence, appel téléphonique…). Cela permet donc de centraliser les échanges et d’éviter la dispersion de l’information. La communication au sein de l’entreprise est donc plus efficace et les collaborateurs gagnent un temps précieux.

 

Elle améliore l’expérience collaborateur : Cet outil de communication comporte de nombreuses fonctionnalités (click to call, chat, hotdesking, supervision des équipes…) ayant pour objectif de simplifier le quotidien des utilisateurs et d’optimiser la communication interne. Les différentes fonctionnalités sont également idéale pour collaborer et favoriser l’intelligence collective.

De plus, il est possible de coupler votre solution de téléphonie avec le CRM de votre entreprise. Les collaborateurs peuvent alors partager plus facilement des informations telles qu’une fiche contact d’un client par exemple, ce qui permet un gain de temps.

 

A lire également : Pourquoi intégrer votre CRM à votre solution de téléphonie IP ?

 

Les fonctionnalités essentielles :

 

La téléphonie IP est idéale pour la communication interne notamment pour les nombreuses fonctionnalités auxquelles elle donne accès. Les plus essentielles sont :

Le multi-support : La téléphonie IP est accessible sur tout type de supports (téléphone, ordinateur, tablette). Les collaborateurs bénéficient de plus de mobilité, mais également de flexibilité, car ils peuvent retrouver toutes leurs informations ou encore passer un appel sur leur ordinateur.

Le hot desking : Permet aux collaborateurs de ne pas changer de numéro en cas de changement de bureau. Chaque salarié est rattaché à un numéro et non à une ligne téléphonique.

La supervision : L’application de téléphonie IP permet à l’ensemble des collaborateurs de voir le statut de leurs collègues afin de joindre uniquement les personnes disponibles

Le chat : Ce système de messagerie instantané accélère le partage d’information. C’est une solution plus rapide qu’un mail et permet une certaine proximité entre les collaborateurs.

La visioconférence : Elle rend possibles les réunions même à distance ce qui facilite grandement le partage de connaissance.

Être bien accompagné pour plus de qualité

 

Il est aujourd’hui primordial pour toutes entreprise d’assurer une expérience collaborateur de qualité à ses salariés, et cela passe par la bonne mise en place des outils de communication interne. Afin d’assurer leur efficacité, il est important de se faire accompagner par un prestataire.

Chez BA Connect la productivité de vos équipes est notre priorité.

C’est pourquoi nos experts télécoms vous aide à choisir la solution de téléphonie IP adaptée aux besoins de vos équipes. Ils vous accompagnent dès la configuration afin de satisfaire vos attentes et restent à votre disposition tout au long de l’utilisation de la solution. Vous bénéficiez d’un technicien dédié pour l’assistance et la maintenance de votre solution.

Vous souhaitez plus de renseignements concernant notre solution ? N’hésitez pas à nous contacter !

Comment maintenir une dynamique relationnelle en travaillant à distance ?

Comment maintenir une dynamique relationnelle en travaillant à distance ?

La crise sanitaire a révolutionné l’organisation du travail. Le travail à distance total ou partiel s’est imposé dans la vie de beaucoup de salariés, dans le monde entier, depuis plusieurs mois. Selon une enquête de la Direction de la DARES, 26% des actifs français télétravaillent régulièrement.

Le travail à distance plait à certains salariés qui se sentent plus productifs et moins fatigués car cette organisation leur convient mieux. Mais d’autres, au contraire, ne s’y épanouissent pas et ne se sentent pas assez entourés.

Le travail à distance : les impacts ne sont pas les mêmes pour tous…

Dans certains cas, le télétravail peut être vecteurs de risques psychosociaux tels que la solitude, l’anxiété, voire la dépression (dans les cas les plus grave). Certains collaborateurs travaillant à distance se rendent ainsi compte de l’importance des liens sociaux pour se sentir épanoui dans leur travail. On constate également que beaucoup de salariés se sentent isolés de toutes interactions avec leurs équipes et sont face à eux-mêmes pour travailler. De cette situation en découle une perte de motivation et un sentiment de non-appartenance à l’entreprise.

 

Un manque de communication et de cohésion d’équipe

La communication et la cohésion d’équipe sont des piliers essentiels pour le bon déroulement du travail à distance et le bien-être des collaborateurs. Malgré tout, 62% des salariés considèrent que la perte de lien collectif constitue l’inconvénient n°1 du télétravail. En effet, la distance rend la communication entre les collaborateurs plus difficile puisqu’elle fait disparaître les échanges en face à face, les discussions à la machine à café et les discussions autour d’une table à la pause déjeuner.

Mais surtout, ce manque de communication impact fortement la productivité : « Seul, on avance, mais ensemble, on va plus loin et plus vite ». Lorsque les échanges se font plus rare, la circulation de l’information devient plus difficile et les synergies entre les équipes deviennent inexistantes.

L’enjeu est alors d’apporter les outils adaptés pour permettre aux managers et aux équipes de communiquer et de collaborer plus facilement à distance.

 

Une nouvelle autonomie difficile à gérer

Il peut être difficile de passer à un environnement de travail en présentiel, dans les locaux de l’entreprise, à environnement en distanciel. L’autonomie nécessaire en télétravail est souvent plus accrue qu’en présentiel et pour certains collaborateurs, cela peut être compliqué à gérer. Une trop grande autonomie et un manque de contact peut entraîner une baisse de motivation dans le travail des collaborateurs. En effet, selon une étude de Paris Workplace, 26% des télétravailleurs se disent isolés et moins motiver à travailler. Ils peuvent ressentir à un manque d’intérêt de la part de leur entreprise. De ce sentiment en découlera une perte d’engagement et une baisse significative de la productivité.

Quels avantages la communication unifiée pour les télétravailleurs ?

1. Simplifier les communications depuis n’importe où

 

Toutes les applications de communication et métiers sont regroupées sur une seule et même interface, ergonomique et simple d’utilisation. Ainsi, le collaborateur peut communiquer avec l’ensemble de l’entreprise peut import l’endroit dans lequel il se trouve : au bureau, à leur domicile, dans un espace de coworking (etc.). Il suffit uniquement que la solution de communication unifiée soit reliée à Internet. Les collaborateurs gardent donc facilement le lien avec les autres salariés de l’entreprise où qu’ils soient.

 

2. Favoriser la collaboration

 

Les communications unifiées offrent un ensemble d’outils permettant de fluidifier les échanges en temps réel. Les salariés peuvent communiquer et travailler ensemble sans être au même endroit. Ils gagnent donc un temps considérable et améliore leur productivité.

3. Gagner en productivité

 

En ayant un lien direct et facile avec les équipes, la communication unifiée permet inévitablement un gain de productivité. Au lieu de basculer entre plusieurs applications, les collaborateurs ont directement accès à l’ensemble des canaux de communication sur un seul et même outils.

Outre le fait que la communication unifiée permet aux salariés de se sentir « presque » comme au bureau, elle possède de nombreux autres avantages satisfaisants, aussi bien les collaborateurs, que l’entreprise.

Lire aussi : La téléphonie IP, un outil indispensable pour vos équipes commerciales

Et pour l’entreprise, que permet-elle ?

 

 1. Réduction des coûts

 

Le fait de rassembler l’ensemble des moyens de communication en une seule plateforme permet à l’entreprise de réduire considérablement ses coûts. Et pour cause : moins d’équipements à investir, une seule maintenance pour une solution de communication, etc.

 

2. Facilité de gestion et d’administration

 

Au revoir le matériel de communication complexe d’utilisation ! Avec la communication unifiée, le service ou le responsable informatique peut facilement prendre en charge la solution (réalisation des mises à jour, configuration des fonctionnalités, etc.) et en assurer la sécurité.

Pour en savoir plus : la communication unifiée pour des échanges plus sécurisés

 

3. Une solution évolutive

 

En cas de nouveaux salariés dans l’entreprise, plus besoin de changer toute l’installation avec la communication unifiée. Il suffit simplement de rajouter le nombre d’utilisateurs qui correspond. L’UCaaS est modulable et évolutive, ce qui permet d’ajouter de nouveaux outils et de services de travail collaboratif.

Pour en savoir plus : La communication unifiée 5 avantages pour votre entreprise

Les principales fonctionnalités de la communication unifiée pour un télétravail réussi

 

La communication unifiée offre de multiples fonctionnalités pour le télétravail, mais aussi simplement pour le travail au bureau. Notre équipe vous a sélectionné les 4 fonctionnalités les plus importantes qui vous permettent de garder le lien avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

 

#1. La Visioconférence

 

Soyez présent en réunion comme au bureau, mais à travers un écran. En un seul clic, prévoyez et réaliser des rendez-vous avec vos collaborateurs pour travailler ensemble. Plusieurs fonctions s’offrent à vous pendant la visioconférence : partage d’écran et des documents, chat, etc …

 

#2. La Messagerie instantanée

 

Ce système de messagerie instantanée permet de fluidifier la communication entre les salariés. Ainsi, continuez à communiquer avec vos collègues et ne perdez pas contact.

 

#3. La Messagerie vocale par e-mail

 

Lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel, recevez un message vocal et visualisez-le sur l’appareil de votre choix quand vous voulez. Cette fonctionnalité permet aux salariés, même à distance, d’être flexible, de ne pas manquer les informations et d’agir rapidement.

 

#4. Supervision de l’équipe

 

Idéale pour vous faire gagner du temps, cette fonctionnalité vous permet de vérifier la disponibilité des collaborateurs, grâce aux différents statuts (en ligne, absent, disponible…).

 

La communication unifiée devient de plus en plus une priorité pour tout type d’entreprise. Alors si vous aussi vous souhaitez sauter le pas ou avoir plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !